Em um mundo cada vez mais digital, a gestão corporativa é fundamental para se destacar entre a concorrência – e conhecer instrumentos de gestão de documentos eficientes é o passo principal para a organização e desempenho de qualquer empresa moderna. Afinal, a capacidade de armazenar, organizar e recuperar informações relevantes de forma rápida e precisa é essencial para a tomada de decisões assertivas, além de auxiliar no cumprimento de requisitos legais e regulatórios.
Nesse artigo, queremos falar sobre alguns dos melhores instrumentos de gestão de documentos e como eles podem ser úteis para o contexto da sua empresa.
O que são instrumentos de gestão de documentos?
Os instrumentos de gestão de documentos são essenciais para garantir uma abordagem sistemática e eficiente na administração dos documentos em uma organização. Eles consistem em um conjunto de práticas, políticas e ferramentas que visam facilitar todas as etapas do ciclo de vida de um documento, desde sua criação até sua disposição final.
Nesse sentido, a gestão de documentos começa com a criação ou recebimento de um documento. Os instrumentos fornecem diretrizes e procedimentos para garantir a criação consistente e adequada de documentos, com a inclusão das informações necessárias e a aplicação de metadados relevantes.
Essas diretrizes e procedimento facilitam a indexação e a recuperação posterior da informação coletada. Os instrumentos de gestão de documentos oferecem diretrizes sobre a estrutura de arquivamento, a categorização dos documentos e a criação de sistemas de classificação que permitem a sua localização rápida e eficiente.
Eles também ajudam a determinar as melhores práticas de armazenamento, seja físico (em arquivos, pastas, caixas) ou digital (em servidores, sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos), e fornecem orientações sobre quem tem permissão para acessar o quê.
Essas orientações, por sua vez, ajudam a controlar as versões dos documentos, garantindo que apenas a versão mais recente esteja em circulação e que as alterações sejam rastreáveis.
Os instrumentos de gestão auxiliam também na determinação de práticas adequadas de preservação, seja por meio de técnicas de conservação de documentos físicos ou por meio de estratégias de preservação digital. Eles abordam questões como migração de formatos de arquivo, metadados de preservação e práticas de backup para garantir a acessibilidade contínua.
Principais instrumentos de gestão de documentos
Política de gestão de documentos
Uma política de gestão de documentos é uma infraestrutura essencial para garantir a eficiência e a transparência no manejo de informações e registros em uma organização. Em primeiro lugar, ela estabelece diretrizes claras e procedimentos detalhados para a criação, manutenção, uso e descarte de documentos em todas as áreas e níveis hierárquicos.
A política de gestão de documentos define as responsabilidades dos funcionários envolvidos no ciclo de vida dos documentos, desde a sua criação até a sua eventual eliminação.
Essas responsabilidades podem incluir a designação de um responsável pela gestão dos documentos, a definição de papéis e obrigações dos usuários dos documentos e a nomeação de um comitê ou equipe responsável pela supervisão e implementação das diretrizes da política.
Outro elemento importante da política de gestão de documentos é o estabelecimento de prazos para o tempo de retenção de documentos, assim definindo o período durante o qual os documentos devem ser mantidos antes de serem arquivados ou descartados.
Esses prazos são definidos com base em requisitos legais, regulatórios e organizacionais, levando em consideração a importância do documento e seu valor como evidência ou referência futura.
A política de gestão de documentos também define critérios de classificação dos documentos. Ela define categorias ou tipos de documentos que facilitam a organização, a recuperação e a utilização eficiente das informações contidas neles. Esses critérios de classificação podem incluir divisões por assunto, tipo de documento ou nível de confidencialidade.
Classificação e indexação
A classificação e indexação desempenham um papel fundamental na gestão de documentos – permitindo organizar e identificar de forma sistemática as informações contidas nos documentos. Essas técnicas envolvem a atribuição de metadados aos documentos, como palavras-chave, datas, assuntos e categorias. O objetivo final é facilitar a busca e recuperação das informações desejadas.
A classificação consiste na categorização dos documentos de acordo com critérios específicos. Esses critérios podem variar conforme as necessidades e características da organização, como o tipo de documento, o assunto, a origem, a importância ou qualquer outro fator relevante.
A indexação, por sua vez, refere-se à atribuição de metadados aos documentos. Os metadados são informações descritivas que fornecem detalhes sobre o conteúdo, a estrutura e outras características dos documentos – incluindo informações como palavras-chave, resumos, datas de criação e modificação, nomes de autores, assuntos relacionados, entre outros.
Técnicas de classificação e indexação permitem criar uma estrutura organizada e lógica para os documentos. Isso facilita sua localização e recuperação.
Essas técnicas também têm o benefício de agilizar o acesso aos documentos relevantes – portanto, ao atribuir metadados aos documentos, o processo de busca e recuperação torna-se mais eficiente. Isso reduz o tempo gasto na localização de informações específicas, contribuindo para a padronização da nomenclatura e terminologia utilizada na organização. Isso facilita a comunicação e a compreensão das informações entre os membros da equipe.
Gestão de versões
A gestão de versões desempenha um papel fundamental na garantia da integridade e rastreabilidade de documentos que passam por várias revisões ao longo do tempo, como relatórios, manuais e políticas internas.
Uma das principais vantagens da gestão de versões é a capacidade de acompanhar as modificações feitas em um documento ao longo do tempo. Através desse acompanhamento, cada alteração é registrada e associada a uma versão específica, permitindo que os usuários visualizem o histórico completo de edições.
A gestão de versões é especialmente valiosa para equipes de trabalho colaborativas, possibilitando o monitoramento de quem fez quais alterações, quando elas foram feitas e quais partes do documento foram modificadas.
Além disso, a gestão de versões também pode oferecer recursos mais avançados, como a comparação entre diferentes versões do documento. Graças a essa funcionalidade, é possível visualizar as alterações específicas realizadas em cada versão e ver elementos que foram adicionados, removidos ou modificados.
Controle de acesso
O controle de acesso desempenha um papel fundamental na garantia da segurança dos documentos, especialmente em um ambiente digital onde a privacidade e a proteção de informações confidenciais são cada vez mais importantes.
Ele permite que uma organização defina e gerencie permissões e restrições de acesso para determinados documentos, controlando quem pode realizar ações específicas, como visualizar, editar ou excluir informações.
Uma das maneiras mais comuns de implementar o controle de acesso é atribuir níveis de permissões aos usuários com base em sua função e responsabilidades dentro da organização. Isso pode ser feito com autenticação de identidade, como login e senha, autenticação de dois fatores (2FA) ou autenticação biométrica. Isso garante que apenas usuários autorizados possam acessar os arquivos de sua competência.
É importante lembrar que o controle de acesso seja flexível o suficiente para permitir ajustes e personalizações, de acordo com as necessidades da organização – e existem várias formas de estabelecer essa flexibilidade. Entre as mais comuns estão a criação de grupos com permissões específicas ou a definição de exceções para determinados usuários.
Arquivamento e preservação
O arquivamento e a preservação adequados são essenciais para garantir a longevidade e a integridade dos documentos ao longo do tempo.
Hoje, com o avanço da tecnologia, o arquivamento de documentos no formato físico é considerado ultrapassado. Por consequência, todas as grandes organizações já migraram de formatos físicos de arquivamento para soluções digitais, como sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED).
Nesse aspecto, uma das principais vantagens do uso de sistemas de GED é a eliminação dos riscos associados aos danos físicos dos documentos.
Documentos físicos estão sujeitos a condições ambientais adversas, como umidade, luz solar, incêndios, inundações e deterioração natural ao longo do tempo. Ao digitalizar e armazenar os documentos em um ambiente controlado, esses riscos físicos são minimizados ou eliminados, garantindo a preservação das informações por um longo prazo.
Além disso, os sistemas de GED oferecem também recursos de backup e recuperação de dados, o que reduz significativamente o risco de perda de informações importantes. Afinal, os documentos digitais podem ser copiados e armazenados em locais diferentes, garantindo a sua disponibilidade mesmo em caso de falhas ou desastres.
Os sistemas de GED também oferecem recursos avançados de controle de versão e histórico de documentos, como mencionamos antes, permitindo que as organizações acompanhem as alterações e atualizações realizadas em cada arquivo.
Além disso, através de metadados, palavras-chave ou outros critérios de pesquisa é possível localizar documentos específicos dentro de um grande volume de arquivos digitais. Isso agiliza os processos de busca, economizando tempo e aumentando a produtividade.
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Como você pode perceber ao longo desse artigo, os instrumentos de gestão de documentos desempenham um papel fundamental nas empresas modernas. Sobretudo, eles ajudam a lidar com a crescente quantidade de informações e a necessidade de acesso rápido e eficiente a documentos relevantes.
Com políticas bem definidas, práticas de organização eficazes e o uso de tecnologias apropriadas, as organizações podem otimizar seus processos.
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