Para formar um ambiente moderno e tecnológico, o gestor de um sistema corporativo não pode deixar passar nenhum detalhe importante. Com isso em mente, saber como enviar nota fiscal por e-mail é fundamental para uma relação ainda mais frutífera entre empresa e cliente – e algo que pode ser facilmente implementado.
Além do envio da nota fiscal para seus clientes, outras tarefas simples podem se tornar instrumentos ainda mais eficazes por meio dessa estratégia rápida.
Continue a leitura do artigo para conhecer as principais vantagens de introduzir o hábito do e-mail no seu negócio!
Como enviar nota fiscal eletrônica pela Internet?
Em primeiro lugar, antes de enviar a nota fiscal eletrônica pela Internet é importante seguir alguns passos básicos. Estes incluem preencher as credenciais necessárias, gerar um arquivo XML, receber a validação do SEFAZ e ter uma assinatura digital válida. Só então você terá acesso ao documento para poder enviá-lo ao cliente.
Por sinal, o uso do e-mail nesse processo possibilita que o envio possa ser o mais confiável possível para ambas as partes. Fazer esse processo manualmente pode gerar prejuízos na produtividade do seu negócio – já que, a depender do número de notas fiscais emitidas, muito tempo pode ser gasto sem real necessidade.
Com isso dito, o uso de um sistema automatizado permite que o responsável envie a nota fiscal por e-mail em apenas alguns segundos, sem prejudicar o andamento do seu negócio e permitindo que os funcionários possam focar mais suas atenções em outros procedimentos manuais.
Diferença entre DANFE e arquivo XML
Tanto o DANFE quanto o arquivo XML precisam ser enviados ao cliente final. Devido a essa coincidência, é importante deixar claro que os dois documentos têm papéis diferentes e, por isso, devem ser tratados de maneiras separadas em alguns aspectos.
Arquivo XML
O arquivo XML é basicamente a nota fiscal que o gestor pode acessar digitalmente por meio desse tipo de arquivo. Essa ferramenta garante um processamento mais seguro, rápido e interessante para o emissor.
Desse modo, o arquivo obedece a todas as normas e deve ser armazenado no caso de necessidade de comprovação legal por parte do responsável.
DANFE
O DANFE, por outro lado, é o documento que inclui os dados da transação feita entre o consumidor e a empresa (ou do responsável pelo negócio, de forma resumida). Ele tem a função de auxiliar a escrituração e a validação do processo, devendo contribuir para a amostra de informações coerentes entre si.
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica também serve para comprovar a operação nos estágios de transporte do produto.
Como consequência dessas diferenças, o responsável deve enviar os dois documentos separadamente para o consumidor, que precisa ter acesso a ambos para que a comprovação seja feita corretamente.
Vantagens de enviar a nota fiscal por email
O movimento de integração da tecnologia nas empresas é um movimento muito interessante para gestores que desejam acelerar processos e obterem melhores resultados.
Veja a seguir as principais vantagens de inserir a tecnologia ao seu negócio enviando a nota fiscal por email:
Economia
O envio da nota fiscal por email evita o gasto de papel e da tinta da impressora que, a depender da demanda da empresa, devem ser repostos frequentemente quando a NF ainda imprime todos os documentos.
Além disso, ao enviar a nota pela internet, você consegue enviar o documento em alguns segundos, sem precisar se deslocar ou pagar para que alguém se desloque ao local onde o interessado está.
Aumento da produtividade
Com o uso da tecnologia, não haverá necessidade de impressões frequentes ou desgastes relacionados à entrega desses documentos. Assim, a sua equipe poderá focar suas atenções em outras tarefas importantes para a empresa, aumentando a produtividade de todos os ângulos.
Organização
Ao enviar as notas fiscais por e-mail, todos esses documentos fundamentais ficam armazenados na memória do computador da sua empresa. Desse modo, você organiza todos no mesmo lugar, onde dificilmente os perderá.
O uso da Internet, nesses casos, pode impulsionar a confiabilidade da empresa e contribuir para um ambiente mais organizado.
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