O sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é uma ferramenta para auxiliar na administração do negócio, oferecendo uma visão ampla de todas as áreas e processos. Muitas empresas já sabem dos benefícios e fazem uma escolha a esmo que pode não trazer os resultados esperados.
Acontece que o ERP deve ser uma iniciativa capaz de transformar o negócio, fornecendo vantagens competitivas importantes para a empresa. Dessa forma, a solução precisa não só atender as demandas, mas se adaptar à realidade do negócio.
Para ajudá-lo, preparamos algumas sugestões sobre como escolher um sistema ERP para que você faça uma escolha eficiente. Boa leitura!
Revise os processos
O primeiro passo é definir e documentar seus processos atuais, enumerando os pontos fortes e fracos. Essa análise deve incluir uma visão futura do negócio, seus processos e o cenário em que estão inseridos, bem como os requisitos necessários para chegar até ele.
Apesar de ser uma ferramenta tecnológica, o ERP é uma iniciativa de negócios e não de tecnologia. Com esse pensamento é importante entender como a solução pode se alinhar à estrutura atual. A partir daí é possível entender quais as necessidades reais da empresa, seus processos e como é possível otimizá-los com um sistema.
Defina as áreas e processos prioritários
A análise vai ajudar os gestores a entender as necessidades atuais e oportunidades. Com isso em mente, é possível definir quais áreas e processos são mais importantes para a integração com o ERP.
Nesse sentido, processos de diversos setores podem ser automatizados, a exemplo da emissão de notas fiscais, recursos humanos ou marketing. Cabe aos gestores definir quais são os mais necessários naquele momento.
Mas como? Identificando quais deles apresentam mais falhas ou situações que podem ser evitadas com um controle maior ou que precisam de mais atenção.
Pode ser uma área voltada para a produção, comunicação, controle de estoque, enfim. Cada empresa possui suas dores e o ERP é uma ferramenta que ajuda a saná-las.
Procure um sistema de fácil implementação
Não que seja fácil a implementação, mas que alinhe com as capacidades dos profissionais. Por exemplo, uma empresa que não possui um departamento sólido de TI deve optar por uma solução mais simples, tanto de implementação, quanto de operação.
Já aquela que conta com profissionais capacitados nesse campo, pode escolher uma solução mais robusta, capaz de suprir o fluxo de trabalho dos colaboradores de todas as áreas.
Se possível, solicite um período de teste gratuito para avaliar como a equipe se comporta com o sistema.
Compreenda todos os custos envolvidos
Muitas vezes os consultores que vendem sistemas e seus módulos estão interessados em minimizar possíveis custos e riscos associados à compra do sistema. No entanto, é mais fácil aceitar custos potenciais no início do processo do que adicioná-los no decorrer da implementação.
Daí a necessidade de descobrir todos os custos (inclusive os ocultos) associados ao ERP, o que inclui custos de implementação, atualização de hardware, capacitação de colaboradores, entre outros. Quanto mais alinhado estiver com suas expectativas financeiras, melhor será a adaptação.
Desenvolva um plano de implementação realista
É fundamental desenvolver um plano realista, contendo não só as atividades necessárias para o funcionamento do negócio, como também aquelas que oferecem um diferencial competitivo.
Por isso, esse plano deve incluir desde processo de negócios, fluxo de trabalho, migração de dados, às interações e uma possível mudança organizacional (se for necessário).
Defina como o ERP será utilizado
Esse é o momento de alinhar os processos com a ferramenta, definindo quando, como, onde será utilizada e os responsáveis.
O ERP é uma solução que permite aos gestores definir quem terá acesso àquela informação ou setor. Essa característica permite aperfeiçoar os processos e ter maior controle sobre as ações dos colaboradores, o que facilita sua operação e registro de dados.
Acompanhe os resultados
A escolha do ERP é só uma etapa. Depois da decisão é importante acompanhar os resultados, bem como a evolução da empresa após sua implementação. Essa etapa vai ajudá-lo a entender se a solução está funcionando como deveria e se não, quais melhorias devem ser feitas para que isso ocorra.
O próprio sistema deve oferecer indicadores de performance em que os gestores avaliam as mudanças internas. A partir daí é possível entender se a ferramenta tem facilitado o fluxo de trabalho, comunicação interna e o controle do estoque, por exemplo.
Também é necessário contar com o feedback dos colaboradores e usuários, pois eles podem informar sobre as melhorias e falhas que podem ser corrigidas.
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