Você entende a insegurança de fazer a ficha cadastral de funcionário no Excel? Imagine o seguinte cenário: uma empresa que, há anos, centraliza todas as informações de seus funcionários em uma planilha de Excel. Um dia, devido a um problema no computador ou a um ataque de vírus, todos os dados são corrompidos ou perdidos.
O impacto sobre o funcionamento do negócio é enorme – já que informações importantes, como dados pessoais, históricos de emprego e registros financeiros, se tornam inacessíveis. Esse é um risco real quando as empresas ainda dependem de arquivos salvos localmente para gerenciar a ficha cadastral de funcionário no Excel.
Embora o Excel seja uma ferramenta conhecida e o uso de planilhas para armazenar informações críticas seja importante, essa prática apresenta sérias limitações e riscos. A solução? Migrar para um software em nuvem, que oferece maior segurança, acessibilidade e eficiência.
E é isso que veremos no artigo de hoje!
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Ficha cadastral de funcionário no excel: os riscos da planilha
Vulnerabilidade
O uso do Excel para gerenciar a ficha cadastral de funcionário no Excel está sujeito a uma série de vulnerabilidades. Planilhas podem ser facilmente corrompidas por falhas no hardware ou ataques de vírus.
Além disso, erros humanos, como a exclusão acidental de informações, podem resultar na perda definitiva de dados essenciais. Empresas que utilizam apenas um dispositivo para armazenar essas informações estão mais suscetíveis a esse tipo de risco, comprometendo a integridade das fichas cadastrais.
Falta de segurança
Manter as informações de funcionários em uma planilha do Excel coloca em risco a confidencialidade dos dados. Sem recursos avançados de criptografia e controle de acesso, essas planilhas podem ser facilmente copiadas, acessadas ou até mesmo compartilhadas sem a devida autorização. Isso aumenta o risco de vazamento de dados sensíveis, como números de CPF, endereço e informações bancárias, colocando a empresa em uma posição vulnerável.
Dificuldade de compartilhamento
A colaboração entre departamentos e equipes é dificultada quando as fichas cadastrais de funcionário no Excel são usadas. Enviar planilhas por e-mail ou disponibilizá-las em servidores locais pode gerar duplicações, versões desatualizadas e dificuldade para centralizar as informações. Para empresas que possuem equipes distribuídas ou operam em diversos locais, essa dificuldade de compartilhamento impacta diretamente a produtividade.
Falta de controle de versões
Outro grande problema do uso de planilhas é a ausência de controle de versões; alterações feitas nas planilhas podem ser difíceis de rastrear, o que complica a recuperação de versões anteriores em caso de erro. Sem um histórico claro de mudanças, os dados podem se tornar inconsistentes, comprometendo a qualidade da informação armazenada.
As vantagens da solução em nuvem: é hora de migrar!
Como mencionamos no início, a solução certa para evitar esses casos é investir em um sistema onde todos os dados privados e sensíveis podem ficar armazenados sem dores de cabeça. Estamos, claro, falando da nuvem.
Existem algumas opções de planilhas em nuvem (ou seja, online) disponíveis para uso corporativo, cada uma com as suas próprias vantagens em termos de recursos e integração com outras ferramentas. Veja só as principais:
- O Google Planilhas oferece diversas vantagens, sendo uma das principais a capacidade de colaboração em tempo real, onde várias pessoas podem editar o mesmo documento simultaneamente.
- O Excel Online, ou Excel 365 permite colaboração online em tempo real, integra-se ao Microsoft 365 e OneDrive, e oferece recursos avançados, como fórmulas e tabelas dinâmicas, para análise e relatórios.
- Existem outras opções de de planilhas online, como o Zoho Sheet, que oferece colaboração em tempo real e diversas integrações com o pacote Zoho. OnlyOffice também é uma alternativa, com suporte a formatos de arquivo do Excel e colaboração simultânea. O Airtable, por sua vez, combina recursos de planilha e banco de dados, sendo útil para organizar dados de forma visual e personalizada.
Mas e quanto aos benefícios dessa abordagem de negócio? Bom…
Centralização dos dados
Evidentemente, uma das principais vantagens de migrar a ficha cadastral de funcionário no Excel para um software em nuvem é a centralização dos dados. Em vez de depender de arquivos salvos em dispositivos individuais, todas as informações são armazenadas em um único local seguro e acessível, independentemente do dispositivo utilizado. Isso garante que os dados de funcionários estejam sempre atualizados e disponíveis para os departamentos autorizados.
Segurança
Os softwares em nuvem utilizam medidas de segurança robustas, como criptografia de ponta a ponta, backups automáticos e sistemas avançados de controle de acesso. Isso garante que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às informações e que todos os dados estejam protegidos contra vazamentos, ataques cibernéticos e falhas no hardware. Em caso de problemas com um dos dispositivos da empresa, os dados continuam seguros e acessíveis a partir de outros aparelhos.
Acessibilidade
Ao armazenar as fichas cadastrais de funcionários em um software em nuvem, as informações podem ser acessadas de qualquer lugar e em qualquer dispositivo com conexão à internet. Isso facilita o gerenciamento de dados, especialmente para empresas com equipes que trabalham remotamente ou em locais distribuídos.
Além disso, a acessibilidade permite que as empresas tenham uma visão unificada das informações, eliminando a necessidade de depender de planilhas desatualizadas.
Colaboração
A colaboração entre diferentes departamentos se torna muito mais fácil com o uso de um software em nuvem. Com ele, várias equipes podem acessar e atualizar simultaneamente as fichas cadastrais de funcionário, garantindo que as informações estejam sempre consistentes e atualizadas. Isso elimina o risco de duplicação de dados e versões conflitantes, além de facilitar a comunicação entre diferentes setores da empresa.
Atualização automática
Com um software em nuvem, as atualizações são feitas automaticamente, garantindo que os dados estejam sempre consistentes. Alterações feitas por um departamento são refletidas instantaneamente para todos os usuários, eliminando a necessidade de enviar versões atualizadas de planilhas ou corrigir dados manualmente.
Benefícios específicos que o software da NK Informática oferece para o seu negócio
Integração com outros serviços
Ao optar por um software em nuvem para gerenciar a ficha cadastral de funcionários, a sua empresa pode ainda integrar essa solução com outros serviços oferecidos pela NK Informática – como o servidor em nuvem, backup em nuvem para empresas e o firewall corporativo. Essa integração permite que todos os dados sejam centralizados em um único sistema, garantindo maior segurança e eficiência no gerenciamento das informações dos funcionários.
Com o backup em nuvem para empresas, todos os arquivos corporativos são armazenados em um ambiente na nuvem, seguro e livre dos problemas que podem acometer servidores físicos, como falhas de hardware, desastres naturais ou ataques cibernéticos.
Além de garantir a segurança contra perda de dados, o nosso serviço oferece criptografia avançada, garantindo que terceiros não possam acessar as informações sem a devida autorização. Apenas usuários autorizados com login e senha têm acesso aos arquivos, por exemplo, e nem mesmo os colaboradores da NK Informática podem visualizar o conteúdo, proporcionando uma camada extra de segurança!
Personalização
Outra vantagem do uso de softwares em nuvem é a possibilidade de personalização. Aqui, na NK Informática, nós oferecemos soluções que podem ser ajustadas para atender às necessidades específicas de cada empresa, garantindo que o software se adeque perfeitamente ao fluxo de trabalho e aos requisitos de cada cliente.
Suporte técnico
Além de fornecer uma solução robusta, a NK Informática oferece suporte técnico especializado para auxiliar na implementação e manutenção do software. Isso garante que a transição do uso de ficha cadastral de funcionário no Excel para um sistema em nuvem seja feita de forma suave e eficiente, com o acompanhamento de profissionais experientes para resolver qualquer problema que possa surgir.
A equipe da NK Informática se destaca no mercado pela gestão e monitoramento diário dos backups, garantindo que tudo esteja funcionando perfeitamente. Com atendimento 24 horas por dia, 7 dias por semana, e mais de 15 anos de experiência, nossa empresa fornece suporte especializado e parceria com data centers de última geração, assegurando que os dados da sua empresa estejam sempre protegidos e disponíveis quando necessário!
Casos de sucesso
Empresas de diversos setores já perceberam o potencial da nuvem para otimizar a gestão de seus colaboradores. Ao migrar toda a dinâmica de ficha cadastral de funcionário no Excel para tal abordagem, elas alcançaram ganhos significativos em produtividade, segurança e acessibilidade.
Um estudo recente revelou que 42% das empresas brasileiras já utilizam a nuvem para o processamento de dados. Esse número demonstra a crescente adoção dessa tecnologia em nosso país.
A sua ficha cadastral de funcionário no Excel pode ficar ainda mais segura conosco
Como pode ver, migrar as fichas cadastrais de funcionários no Excel para um software em nuvem oferece diversos benefícios. Com a nuvem, os dados dos seus funcionários ficam protegidos contra falhas de hardware, ataques cibernéticos e erros humanos, além de serem acessíveis a qualquer momento e em qualquer lugar.
E a NK Informática está pronta para ajudar sua empresa a fazer essa transição – oferecendo suporte técnico especializado e soluções personalizadas! Portanto, entre em contato agora mesmo para saber mais e solicitar uma demonstração do nosso software em nuvem com total integração. A sua empresa e os seus funcionários merecem o melhor em segurança e eficiência!
