Open Financial Exchange, traduzido para Intercâmbio Financeiro Aberto, é um formato digital para arquivos que armazenam dados financeiros, sendo muito comum para a exportação de extratos bancários acessados pelo Internet banking.
O extrato OFX pode não ser muito conhecido, mas é essencial para a contabilidade de empresas – e pode ser necessário até mesmo para pessoas físicas. É um grande auxílio para as empresas, especialmente na parte de controle financeiro.
Ao longo deste artigo, mostraremos para que serve o arquivo OFX e como ele pode auxiliar a sua empresa. Acompanhe!
O que é o arquivo OFX e para que ele serve
Formato criado em 1997 pela Microsoft e pelas empresas Intuit e CheckFree, o arquivo OFX é muito utilizado em escritórios de contabilidade, já que possibilita a importação do extrato bancário em plataformas e aplicativos de gerenciamento financeiro.
Ele é um formato de arquivo (.ofx) utilizado para armazenar informações financeiras, e faz parte da rotina de trabalho de empresas que trabalham nesta área. Muito usado nos sistemas de internet banking, em especial na exportação de extratos bancários.
O extrato bancário OFX (Open Financial Exchange) é extremamente seguro, já que não exibe senhas e nem informações de sigilo. Este arquivo pode ser aberto tanto por programas e plataformas específicas quanto por planilhas eletrônicas e sistemas de gestão integrada.
A maior serventia dos arquivos em formato OFX é a possibilidade de os importar em um software de controle financeiro, ou de gestão empresarial. É um formato que facilita a administração e o compartilhamento de informações bancárias.
O arquivo OFX tem grande importância na administração de empresas de todos os portes e de todos os tipos de segmentos de mercado, já que é por meio dele que é possível realizar as conferências essenciais das movimentações financeiras do empreendimento.
Com esse formato de arquivo digital, é possível que tudo seja feito de forma digital e online. Com isso, a empresa economiza com a impressão de inúmeros comprovantes e não precisa se preocupar com taxas extras relacionadas à quantidade de extratos impressos todos os meses.
Como utilizar o arquivo OFX
Para que o formato de arquivo OFX possa fazer parte da sua rotina, é necessário que saiba como utilizá-lo e como aplicá-lo. Nós podemos usar este tipo de arquivo em vários softwares, sendo possível importá-lo para o sistema ERP e abri-lo em vários outros aplicativos e programas instalados no sistema.
Alguns desses aplicativos e programas em que se pode abrir o arquivo OFX incluem:
- aEmpresaERP;
- Microsoft Money;
- Microsoft Excel;
- GnuCash for Mac;
- Moneysoft Money Manager.
- Google Finance;
- Sage ERP Accpac;
- Moneydance.
Arquivo OFX pelo Microsoft Excel
Este documento digital também pode ser armazenado em formato XML – e, por isso, é possível sua abertura pelo Microsoft Excel.
Alguns dados talvez não apareçam de modo adequado quando o arquivo OFX for usado no Excel, o que é passível de acontecer. Isso se dá porque a maneira correta de utilizar este formato de arquivo é, na verdade, importando-o para um sistema de gestão empresarial específico.
Siga o passo a passo abaixo para abrir o formato de arquivo OFX pelo Excel:
- Clique em “Arquivo”;
- Selecione a opção “Abrir”;
- Clique em “Todos os arquivos Excel”, no menu principal;
- Selecione a opção “Todos os arquivos”;
- Navegue até o local do arquivo OFX (pode ser o extrato);
- Selecione o arquivo e clique em “Abrir”;
- Neste momento, surgirá um aviso que o formato OFX é diferente;
- Clique em “Sim” para que se possa continuar o processo;
- Selecione a opção “Como uma tabela XML”;
- Clique em “OK” em todos os avisos seguintes para continuar.
Vantagens do arquivo OFX
A maior vantagem do formato de arquivo OFX é a conciliação bancária. Ele é um grande aliado da gestão financeira das empresas, permitindo a conciliação bancária e a tornando muito mais prática.
Com a criação do arquivo OFX, o registro de transações no sistema de gestão empresarial deixou de ser manual (com antes sendo feito o cadastro de transação por transação). Agora, é possível exportar um arquivo com todas as transações ao passá-lo para um software de sua preferência, o que torna este trabalho mais prático e ágil.
Este tipo de arquivo também tornou o procedimento de conciliação bancária em algo mais seguro e a deixa com menos margem para erros.
O que é Conciliação Bancária
A conciliação bancária consiste na atividade de comparação entre o saldo de transações financeiras do controle interno da empresa e do extrato bancário. Fazendo este procedimento, o gestor pode garantir que todos os valores registrados em seu caixa realmente entraram ou saíram de sua conta bancária.
Ela serve para verificar se tudo foi registrado de forma adequada no sistema da empresa. Deste modo, quando forem verificados erros, por exemplo, é possível investigar o porquê da falha, confirmando se foi um simples engano ou um ato de fraude/desvios financeiros.
Com a conferência diária, é possível verificar se todos os pagamentos foram feitos como esperado – inclusive quando executados por meio de cartões de débito ou crédito, assim como boletos bancários.
Como realizar exportação de arquivo OFX
Para exportar um arquivo OFX, normalmente, é necessário que você faça o acesso ao Internet banking e encontre essa opção na seção de extrato bancário. Pode acontecer do sistema de Internet banking mostrar de formas diferentes suas informações, mas, geralmente, a exportação deste arquivo é parecida entre todos.
Segue o passo a passo para exportar o arquivo OFX:
- Acesse sua conta com seus dados e senha;
- Procure no menu de opções por “Conta corrente”;
- Você deve clicar em algo como “Saldo e extrato” e, em seguida, em “Extrato por período”;
- Selecione o período exato do qual você quer extrair os dados bancários;
- Clique para ver o extrato;
- Procure e clique em um botão que deve se chamar “Exportar”;
- Clique em confirmar e faça o download do arquivo “extrato.ofx”.
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