Se antes era impensável que um escritório de contabilidade funcionasse todo de forma online, hoje cada vez mais empresas desse segmento têm migrado para nuvem e os motivos são os mais diferentes.
Atualmente toda a infraestrutura de um escritório físico pode ser disponibilizada ao cliente, funcionários, parceiros e órgãos governamentais pela nuvem, dispensando servidores físicos, que ocupam espaço e demandam mais recursos, facilitando a execução de processos, independente de onde cliente ou colaboradores estão.
Por exemplo, se um cliente precisa de uma declaração, um funcionário do escritório em regime home office pode acessar todas as informações, preencher o documento e enviá-lo para o órgão responsável sem que nenhuma dessas partes tenha que ir até o escritório para isso.
Todos os processos de um escritório de contabilidade podem ser realizados de qualquer lugar usando um computador com acesso à internet. Sistemas de lançamento de notas, declarações, tributos, tudo pode ser acessado remotamente, trazendo uma série de benefícios ao negócio e seus parceiros.
Quer saber mais? Acompanhe!
O que é contabilidade na nuvem?
A contabilidade na nuvem troca sua infraestrutura física com softwares instalados em máquinas e servidores locais por sistemas in cloud, alocado em plataformas online, dessa forma todos os serviços e gestão empresarial podem ser conduzidos remotamente.
Trata-se de uma evolução no setor contábil, visto que facilita toda a organização, proporciona maior segurança, flexibilidade, eficiência e mobilidade. Para isso é necessário utilizar uma plataforma que permite o armazenamento de ferramentas e gerenciamento de dados de forma centralizada.
Todas as tarefas do cotidiano podem ser conduzidas de forma simples, algumas até automatizadas, reduzindo retrabalhos, falhas humanas e permitindo que os profissionais concentrem seus esforços nas melhores estratégias, uma vez que deixam de lado as etapas burocráticas.
Quais os benefícios para o negócio
O conceito de contabilidade na nuvem já se beneficia por conta da tecnologia empregada. Vamos aos mais evidentes:
Melhora da rotina de trabalho
Toda a rotina do escritório pode ser otimizada por meio da integração do ambiente de trabalho. Isso quer dizer que setores e tarefas são realizados de forma ágil, seguindo protocolos pré-definidos, o que reduz as fases e melhora o desempenho dos colaboradores.
Em geral, os sistemas atuais permitem desenvolver um fluxo de trabalho ágil, com menos etapas, algumas automatizadas.
Maior segurança dos dados
A maior preocupação das empresas que passam a atuar na nuvem é a segurança das informações. Na contabilidade, isso é essencial para manter os dados dos clientes e do próprio negócio seguros de terceiros mal intencionados.
Perder informações significa a perda da credibilidade do negócio, entraves no fluxo de trabalho e possíveis multas dos órgãos fiscalizadores. Para evitar toda essa problemática, empresas como o NK oferecem soluções seguras, com a criptografia dos dados, entre outras ferramentas que evitam ataques externos e criam backups para evitar que as perdas possam comprometer as empresas.
Redução de custos
Com a centralização dos processos, maior produtividade, tem-se uma redução de custos sensível. Além disso, a medida que o negócio cresce faz-se necessário ajustar a capacidade dos servidores, manutenções na rede, melhorias no equipamento, entre outros pontos que exigem mais investimentos por parte do escritório.
Com a nuvem, esses custos são reduzidos. Além disso, não há necessidade de manter espaços físicos para alocar esses equipamentos. Toda a infraestrutura em TI será mínima, já que os dados estão armazenados no ambiente digital.
Como migrar o escritório contábil para a nuvem?
O primeiro passo é contar com uma solução capaz de atender as demandas do negócio. No case do Grupo Inovar Contabilidade, a NK Informática desenvolveu todo um projeto de migração, se posicionando como uma parceira.
O projeto foi pautado principalmente em manter os dados dos clientes em segurança, bem como a alta disponibilidade de toda a estrutura do Grupo Inovar Contabilidade em ambiente nuvem.
Para isso os seguintes passos foram executados:
Planejamento
O primeiro passo foi a realização de estudos de viabilidade técnica e testes de algumas soluções disponíveis no mercado. A partir daí foi possível definir quais os recursos seriam migrados para o ambiente em nuvem (Servidores, Sistemas e Arquivos).
Nesse sentido, também foi necessário definir pontos como a comodidade de acesso em qualquer lugar e horário, e a exclusão da dependência física para acesso à informação.
Mudança do mindset dos envolvidos
Outro ponto relevante foi a adesão de colaboradores, clientes e parceiros. Para isso, foi necessário realizar uma mudança cultural para que todos os envolvidos pudessem entender a nova metodologia.
Foco nas necessidades do negócio
Para que a migração fosse realizada com sucesso foi necessário entender uma série de quesitos do negócio, em especial suas falhas e oportunidades. O intuito aqui foi definir o espaço necessário para manter a operação, as ferramentas, os responsáveis por cada tarefa, bem como seus gestores. Cada etapa deve ser pensada para ser o menos trabalhosa possível.
Execução
A execução diz respeito à migração propriamente dita. No case do Grupo Inovar Contabilidade, a NK Informática se valeu de sua experiência para definir as etapas de migração e a escolha do sistema que atendesse as demandas do negócio.
Tão importante quanto o uso de ferramentas adequadas, é a definição de uma estratégia sólida, capaz de manter a excelência no novo ambiente. Todo esse conforto é dado pela NK Informática para que a empresa consiga se adaptar da melhor maneira possível.
Quer fazer o mesmo que o Grupo Inovar Contabilidade, migrar seu escritório de contabilidade com segurança, modernidade, flexibilidade e mobilidade? Entre em contato conosco, agende uma reunião e saiba como podemos ajudá-lo.
