Em dúvida de como fazer o fechamento de caixa?
O fechamento de caixa é uma das atividades mais importantes para a organização financeira da empresa. Sua principal função é servir como guia para que os gestores entendam as condições do fluxo de caixa.
O negócio que negligencia essa tarefa tende a ter problemas com sua organização interna e pode até colocar em risco sua saúde financeira. Trata-se de uma ferramenta que permite avaliar e controlar todos os valores que entram e saem do caixa, evitando possíveis erros.
Continue lendo o post, entenda mais sobre o tema e como realizar o fechamento de caixa. Acompanhe!
O que é fechamento de caixa
O fechamento de caixa é um processo administrativo que consiste na conferência das entradas e saídas de caixa dentro de um determinado período de tempo. Pode ser feito diariamente, semanalmente e mensalmente, no entanto, a maioria das empresas opta por realizar o procedimento diariamente durante o fim do expediente ou na mudança de turno.
A repetição da tarefa em intervalos menores tem como objetivo reduzir possíveis erros, de modo a evitar prejuízos ao negócio. Além disso, ao comparar os ganhos com as saídas é possível avaliar se a operação está ocorrendo conforme o planejado.
Em geral, os gestores conseguem identificar se a empresa está com a quantidade certa de dinheiro em caixa, ou ainda se há erros relacionados aos valores.
O fechamento de caixa é uma atividade fundamental no ciclo de vida de um empreendimento, visto a possibilidade de corrigir eventuais falhas rapidamente ou a identificação de fraudes, o que reduz quaisquer prejuízos ao negócio.
Porque fazer o fechamento de caixa diariamente
O fechamento diário do caixa impacta de forma direta nos relatórios mensais do empreendimento. É recomendado que o caixa seja fechado diariamente ou na mudança de turno dos funcionários. Isso é necessário para manter o controle rigoroso das finanças, ou seja, do que entra e sai do caixa, assim é possível identificar possíveis problemas antes de não haver mais condições de revertê-los.
Nesse sentido, o fechamento de caixa se mostra uma ferramenta indispensável na hora de definir a receita, entender quais produtos/serviços apresentam maior saída, auxiliando também na tomada de decisão.
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Como fazer o fechamento de caixa
Há uma série de benefícios em fazer o fechamento de caixa, mas para que funcione corretamente é preciso ter o compromisso de registrar tudo. Vamos aos pontos-chave de como fazer o fechamento de caixa:
Defina um responsável pelo fechamento de caixa
O passo inicial é delegar o responsável pela tarefa. A escolha deve estar pautada em dois pontos principais:
- A tarefa deve ser encarada como uma responsabilidade diária;
- Essa responsabilidade deve ser realizada por uma única pessoa, que será encarregada da abertura, lançamento de entradas, saídas e o fechamento em si.
Ao definir um responsável, evita-se quaisquer discussões sobre o tema, mantém-se a organização e recorrência da tarefa. A exceção será em troca de turno ou indisponibilidade do responsável.
Defina um fluxo de caixa
O fluxo de caixa diz respeito às atividades relacionadas ao fechamento, são elas:
- Verificação do saldo inicial da empresa;
- Identificação e categorização das receitas e despesas;
- Registro das entradas e saídas (compras e vendas);
- Dar baixa nas movimentações feitas;
- Atualização dos lançamentos.
Nesse fluxo, o gestor também pode adicionar a retirada de dinheiro, como sangrias, definindo por intervalo de tempo ou quando chegar a uma determinada quantia em caixa.
Considere o uso de um sistema (software)
O uso de planilhas ou anotações está suscetível ao erro humano, portanto considere o uso de um sistema de gestão. Você tem como opção, uma ferramenta apenas para o controle de caixa ou ainda um sistema de gestão que engloba outros pontos como emissão de notas fiscais, controle de estoque, entre outras operações que podem ser automatizadas, o que evita esses erros.
Registre todas as entradas e saídas
Todas as movimentações feitas no decorrer do dia/turno precisam ser registradas. Se possível, registre também os detalhes da operação. Por exemplo, se você fez uma venda de um produto, registre o tipo, forma de pagamento e o que mais julgar necessário para moldar sua estratégia de aquisições, vendas, controle de estoque e o que mais for interessante para o negócio.
Confira todos os valores
A conferência é o momento de avaliar se o valor do sistema, planilha ou caderneta de anotação bate com o valor presente na gaveta. Para resultados melhores, é necessário que essa tarefa seja realizada a cada troca de turno. Isso permite detectar com maior rapidez possíveis erros, como um troco errado, perda de dinheiro, entre outros.
Faça o fechamento de caixa
O último passo é o fechamento em si. Para isso, basta verificar os valores que entraram no caixa e os que saíram. O intuito é encontrar o saldo atualizado e se a quantia corresponde às operações realizadas.
Se os gestores colocarem em prática todos os passos anteriores, essa tarefa será bem simples e rápida. Ao desenhar toda a rotina de fechamento de caixa, as tarefas relacionadas a ele acontecem de forma natural, principalmente se você contar com um sistema de gestão eficiente.
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