Que tal falarmos sobre como informatizar uma empresa?
Informatizar uma empresa passou de luxo a necessidade face às constantes vantagens que a tecnologia oferece, independente do tipo de negócio e do nicho no qual está inserido. A informatização compreende ao negócio um diferencial competitivo, permite antecipar-se às demandas, identificar oportunidades e acima de tudo ter mais eficiência.
Trata-se de um processo gradual, que deve ser realizado em etapas: planejamento, seleção e implementação, e por áreas, conforme a necessidade do negócio. Para ajudá-lo nesse processo, preparamos este pequeno post com objetivo de apresentar as principais ações e aquisições para a informatização da empresa. Acompanhe!
Planejamento
Inicialmente é preciso planejar, ou seja, identificar quais áreas serão informatizadas, quais recursos são necessários, quando e os responsáveis. O ideal é fazer um levantamento para identificar quais as áreas prioritárias e o que será necessário. A partir daí, é possível desenhar um esboço do que será feito e como será feita sua implementação.
Essa preparação conta com os seguintes pontos-chave:
Documentos e arquivos
É o momento de avaliar o negócio como um todo. Como os documentos são armazenados, quais os arquivos mais importantes, bem como a frequência com que eles são utilizados e quanto tempo é necessário para localizá-los.
Avalie se é possível digitalizar esses arquivos ou se existem ferramentas digitais que facilitem os processos os quais eles estão relacionados.
Comunicação
Como é a comunicação do negócio? Identifique aqui como é feita essa comunicação: telefonema, e-mail, reuniões, correspondência, enfim. Independente do tipo, é importante avaliar se é possível armazenar e manter o controle dessas informações.
Atualmente existe uma série de soluções que facilitam o contato, organização e armazenamento, dessa forma, se for necessário, os colaboradores podem recorrer à essas soluções para avaliar o histórico da comunicação. Assim a empresa pode se resguardar, evitar retrabalhos e agilizar processos.
Fluxo de trabalho
O passo seguinte é mapear o fluxo de trabalho, identificando todas as tarefas necessárias para compor os processos, quem são os responsáveis, bem como sua importância para o empreendimento como um todo.
O intuito é procurar formas de estreitar esse fluxo, automatizar ações e encontrar soluções alternativas para evitar interrupções na cadeia produtiva.
Custo-benefício
O bom planejamento avalia os custos da informatização e quais benefícios ela pode trazer ao negócio no curto, médio e longo prazo. É algo fundamental ou um luxo? Avalie não só o hardware e software, mas também os treinamentos necessários para que os colaboradores possam utilizar os recursos da melhor forma possível.
Cronograma
A última etapa do planejamento é o cronograma com o calendário das implementações, os responsáveis e um pequeno esboço de como será realizada a implementação. A ideia é se preparar para as mudanças e antecipar possíveis entraves que possam comprometê-la.
Implementação
Feito o planejamento, agora é a hora de colocar a “mão na massa”. Não há uma receita pronta para isso, no entanto, face às mudanças tecnológicas, o processo de implementação segue a seguinte metodologia:
Estrutura e conexão
Imagine a seguinte hipótese: para que o negócio possa emitir notas fiscais eletrônicas ele vai precisar de uma conexão básica com a internet, um computador para manter o controle dessas informações e se quiser se antecipar, um sistema de automação conectado com o setor financeiro.
Note que aqui será preciso de toda uma estrutura com equipamentos, conexão com a internet e um software específico. Além disso, você vai precisar de um espaço para isso, mesas, cadeiras e todo um mobiliário que vai servir de suporte para a informatização.
Equipamentos
Voltando ao exemplo anterior, você pode notar que é necessário somente recursos básicos, por se tratar de uma operação relativamente simples. Agora em um contexto maior, possivelmente será preciso outros equipamentos mais avançados como servidores, no break, impressoras, leitor de códigos de barras, entre outros recursos.
Mão de obra especializada
Vamos supor que a empresa já possui a infraestrutura e os equipamentos. O próximo passo é delegar uma ou mais pessoas para utilizar esses recursos da melhor forma possível.
Se o intuito é informatizar, pressupõe que os gestores querem tornar os processos mais eficientes, rápidos e seguros. Para isso, é fundamental contar com profissionais que tenham entendimento, saibam operar e tirar o melhor proveito dos equipamentos e ferramentas adquiridas.
Sistema de gestão
Um sistema de gestão vai centralizar todas as informações da empresa, facilitando o controle de todas as ações, setores e funcionários de forma simples. A grande vantagem desse tipo de sistema é a possibilidade de implementá-lo em fases, conforme a informatização do setor.
Trabalhos manuais como emissão de notas, envio de e-mail em massa, entre outros podem ser automatizados, evitando erros e retrabalhos. Além disso, um bom sistema de gestão gera relatórios que permitem entender a fundo o negócio, assim é possível identificar oportunidades e gargalos nos processos.
Outra vantagem do sistema é que somente os gestores podem definir o acesso às ferramentas e módulos, assim evita-se o vazamento de informações.
No geral, a informatização não é um bicho de sete cabeças e deve trazer mais benefícios do que problemas. Agora você já sabe como informatizar uma empresa. É importante planejar bem, fazer testes e contar com profissionais capacitados.
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