O fechamento de caixa é fundamental para a saúde financeira do negócio, independente da área. Alguns gestores acreditam que fazer o fechamento de caixa no caderno é a melhor forma de registrar as informações ou ainda não tem entendimento de como funcionam os softwares para esse fim.
Esse controle permite um maior controle das finanças, o que facilita uma série de tarefas na gestão, como:
- Identificação do quanto foi vendido;
- Identificação do fluxo dos produtos, o que ajuda nas aquisições e negociações com fornecedores;
- Identificação de quaisquer falhas que gerem prejuízo;
- Facilita a gestão do estoque, entre outras vantagens que proporcionam uma maior vantagem competitiva ao empreendimento.
No post de hoje vamos ajudá-lo a entender como fazer fechamento de caixa no caderno, quais informações registrar e demais sugestões para tornar o procedimento mais eficiente.
O que é fechamento de caixa
Fechamento de caixa é um procedimento de conferência de entradas e saídas de recursos em períodos pré-definidos, a fim de verificar o saldo resultante. Dependendo do segmento, esse processo deve ser diário, assim, o gestor ou outro profissional, deve conferir se os valores disponíveis conferem com os ganhos e despesas realizados naquele período.
O fechamento de caixa pode ser feito por turno, geralmente mais de uma vez por dia, ou em espaçamentos maiores, conforme a necessidade do negócio.
Como fazer o fechamento de caixa no caderno
Agora vamos aos pontos-chave para conduzir o fechamento de caixa:
Defina um responsável
O intuito aqui é definir um profissional que vai conduzir o fechamento para manter a organização e a seriedade da tarefa.
Defina quais dados serão registrados
Em geral, o fechamento de caixa é baseado nos dados registrados. Assim como uma agenda, é fundamental delimitar um espaço para cada dia/turno.
Entre os dados registrados estão:
- Histórico – refere-se a natureza das transações (recebimento, venda, pagamento, enfim);
- Entradas – refere-se às vendas realizadas e recebimentos. É o momento de muita atenção, pois esses registros definem quanto dinheiro o negócio possui em caixa.
- Saídas – refere-se aos pagamentos realizados (fornecedores, prestadores de serviços, contas cujos valores saíram do caixa). É importante identificar se os valores retirados foram em dinheiro ou em um crédito na conta.
- Saldo final – refere-se ao valor presente em caixa, ou seja, é a diferença entre entradas e saídas e seu resultado representa quanto a empresa tem em caixa no momento.
Vamos ao exemplo:
| Data | Histórico | Entrada | Saída | Saldo final |
| 01/05 | Saldo do mês | R$ 10.500 | ||
| 02/05 | Recebimento de fatura | R$ 2.500 | R$ 13.000 | |
| 03/05 | Compra de insumos | R$ 1.000 | R$ 12.000 |
Quais cálculos podem ser adicionados ao fluxo de caixa no caderno?
Como visto, os registros são simples e qualquer pessoa pode fazer sem dificuldades. No entanto, nada impede a adição de outros cálculos para ajudar na gestão do negócio. Veja os principais levantamentos financeiros relacionados ao fluxo de caixa:
Margem operacional bruta
Indica o retorno das vendas realizadas. Basicamente, uma margem alta representa uma alta lucratividade.
A fórmula é: vendas feitas – custo das vendas gerais – despesas gerais. Lucro antes de juros e impostos = margem operacional bruta – depreciação.
Lucro líquido
O lucro líquido indica quanto o negócio lucra de verdade para cada real recebido (receita). Nesse caso, reduz todas as despesas envolvidas no processo. O que sobra, representa a margem líquida. Dessa forma, se o lucro líquido for de 20%, significa que para R$ 100,00 que entram, seu lucro líquido é de R$ 20,00.
A fórmula é: Receita – Deduções – Custos Diretos Variáveis – Custos Indiretos x 100
Capital de giro
O capital de giro refere-se a diferença entre o saldo disponível em caixa e a soma das despesas e contas a pagar.
A fórmula é: Caixa + clientes + estoques – fornecedores
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa refere-se ao montante de dinheiro no caixa da empresa. Em outras palavras, é o dinheiro recolhido e gasto por uma empresa em um período.
A fórmula é: lucro líquido + depreciação livre – capital – os investimentos
Qual o melhor: fechamento de caixa no caderno ou no sistema?
Se o gestor prefere fazer o fechamento de caixa no caderno tudo bem, no entanto, ele vai ter mais trabalho do que se utilizasse um sistema de gestão, que além de permitir o registro simples, pode ser auditado quando necessário.
Também é possível associar o registro a outras tarefas que podem ser automatizadas, a exemplo da emissão de nota, gestão de estoque, entre outras. A grande vantagem é a possibilidade de ter o controle de toda a operação, identificar com maior facilidade oportunidades e necessidades do negócio, de modo a se antecipar às suas demandas.
O registro no caderno ajuda a redobrar esse controle, mas não é recomendado para grandes operações por conta do erro humano. Esse tipo de registro é mais recomendado para negócios no início e que não geram uma quantidade considerável de dados.
Precisa fazer o fechamento de caixa e quer automatizar essa tarefa? Entre em contato com a NK Informática, solicite uma reunião para que possamos analisar suas necessidades.
