O controle dos ativos e licenciamentos dos equipamentos passa pelo gerenciamento adequado dos recursos de TI da empresa, o que está associado a cuidados e a uma rotina focada em oferecer tudo o que for necessário para manter o fluxo de trabalho adequado.
Além disso, o controle permite ter o conhecimento detalhado sobre esses recursos, evita problemas como a desatualização de maquinário e sistemas, entre outros que podem interferir no fluxo de trabalho. Veja no post, um checklist que vai ajudar sua organização. Boa leitura!
1 – Defina padrões de identificação para controle dos ativos e licenciamento
Antes de começar a identificar os equipamentos e licenças, é importante definir padrões de identificação de todos os ativos. Esse ponto vai assegurar a uniformidade dos dados durante o levantamento, acompanhamento e atualização.
Essas informações são determinadas conforme as necessidades do negócio, no entanto, em geral, é importante definir pontos como:
- nome;
- função;
- data de aquisição;
- prazo de expiração (no caso do licenciamento de sistemas e ferramentas);
- sistemas instalados;
- capacidade de armazenamento;
- data da última checagem ou atualização.
2 – Documente as políticas e procedimentos de gerenciamento
O monitoramento depende da documentação formal das políticas e procedimentos. Para isso é fundamental o controle do licenciamento dos softwares. O que facilita a compreensão de suas funções, bem como a conformidade com o uso, eliminando riscos de penalidades e multas.
Por isso, o passo inicial para o controle dos ativos e licenciamentos é conscientizar os profissionais envolvidos da importância do controle de licenciamento de software para a empresa por meio de programas de treinamento. Enfatize os benefícios do gerenciamento, bem como o papel desses profissionais.
3 – Crie um domínio de rede com servidor próprio
Um domínio com rede controlada proporciona uma maior segurança aos dados, já que auxilia os gestores na avaliação e na fiscalização dos equipamentos conectados às estações de rede privada.
Assim, independente da distância, da unidade ou finalidade dos ativos de TI, eles podem ser controlados pela matriz empresarial.
4 – Realize manutenções preventiva
Já dizia o ditado: prevenir é melhor que remediar. Essa é uma premissa que deve estar enraizada na cultura de TI da empresa. Essa atitude evita retrabalhos e gastos desnecessários, que poderiam ser evitados com a prevenção de danos futuros, além de aumentar a vida útil dos equipamentos.
Por mais que reparos e manutenções corretivas sejam necessários em algumas situações, a manutenção preventiva evita um grande mal: pausas nos projetos. Uma ou outra pausa pode ser relevada pelo cliente, mas pausas recorrentes podem custar um contrato ou manchar a reputação da empresa.
5 – Realize auditorias periódicas em seu controle dos ativos e licenciamentos
Tão importante quanto as manutenções para o controle dos ativos e licenciamentos, são as auditorias dos ativos de TI. Basicamente, envolvem o mapeamento e a aferição dos recursos de TI utilizados nos processos da empresa ou disponibilizados para seus colaboradores.
Dessa forma, a aplicação das auditorias permite a atualização dos ativos de rede, a identificação de eventuais gargalos por conta do uso inadequado ou falhas dos softwares ou ferramentas auditadas.
6 – Acompanhe os processos de atualização e abandono de softwares
Em organizações em que não há um controle dos ativos e dos licenciamentos, gestores e profissionais nem sempre se lembram de remover softwares que não são mais utilizados ou ignoram essa tarefa.
Mesmo que seja interessante manter as licenças para um uso futuro, a retirada de softwares que não são mais usados traz benefícios ao negócio, como otimização de custos, redução de riscos de uso inadequado causado por confusão, além de facilitar atualizações do inventário.
7 – Registre adequadamente todas as aquisições e implementações
Ao adquirir equipamentos ou licenças de software, os responsáveis devem imediatamente registrá-los na rede ou sistema que utilizam. Isso permite o controle total dos ativos que entram e são implementados no ambiente.
É importante contar com uma solução que facilite esse registro. O sistema de gestão é mais do que um diferencial, é algo extremamente necessário para manter a qualidade e eficiência da gestão como um todo, inclusive automatizar os processos e assegurar mais confiabilidade das informações.
A equipe de analistas da NK está preparada para efetuar um levantamento da situação atual do seu parque de informática, apresentando um diagnóstico do ambiente, além de atuar com parceiros de licenciamento de softwares, executando um planejamento de atualização e adequação e respeitando seu fluxo de caixa.
Dicas extras:
Everest: Ferramenta que vai oferecer todos os dados sobre o seu computador, software, datas de instalação, versões, características, modelos, etc.
Advanced IP Scanner: vai fazer uma varredura em segundos da sua rede, apontando ips, macs, portas, etc.
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