Independente do tamanho do negócio sempre há desafios, principalmente se não existe uma organização financeira eficiente. A gestão deve contar com as ferramentas mínimas para assegurar a saúde do empreendimento e evitar problemas no futuro.
Nesse sentido, o controle do fluxo de caixa nas pequenas e médias empresas se mostra uma tarefa fundamental e desafiadora, que permite uma visão completa das movimentações financeiras do negócio. A partir do registro da entrada e saída de receitas e despesas é possível entender sua mecânica, fazer ajustes e acima de tudo se antecipar a diferentes cenários.
No post de hoje vamos aprender um pouco mais sobre o fluxo de caixa, sua importância para pequenas e médias empresas, e muito mais. Acompanhe!
Como fazer o fluxo de caixa
Se você não sabe como fazer o fluxo de caixa ou quer melhorá-lo, o primeiro passo é saber quais as ações (primárias e secundárias) relacionadas. São elas:
Registre as entradas e saídas de fundos
O primeiro passo é registrar. Você pode usar um caderno ou uma planilha, mas o ideal é um sistema de gestão. Comece com as contas a pagar, despesas mensais (funcionários, aluguel, água, luz, etc), além dos gastos com insumos e demais ferramentas. Em seguida, as contas a receber.
Todo o valor, por menor que seja, deve ser registrado. Uma sugestão é separar por categorias, como materiais para escritório, materiais de limpeza, divulgação, dentre outras. Cada empresa possui suas especificidades, isso quer dizer que o fluxo de informações deve se adaptar a elas. Não hesite em fazer mudanças se isso representar seu crescimento.
Analise as informações
Com o controle diário em andamento, o passo seguinte é verificar as informações e analisá-las. Defina uma frequência para isso, conforme a quantidade de vendas realizadas. Se for uma empresa que faz muitas vendas, essa análise dos dados pode ser mais constante.
Independente da frequência, o que importa é o saldo e a leitura eficiente dos dados. Isso quer dizer que um saldo negativo demanda ajustar a estratégia, como pedir o parcelamento junto a fornecedores, definir um plano para aumentar as vendas, entre outras ações para reverter o quadro para positivo.
Desenvolva um bom planejamento
As informações colhidas permitem fazer uma projeção mensal e anual para seu fluxo de caixa. Ao estipular metas, é possível comparar os gastos/rendimentos previstos com os reais.
Isso vai ajudar em várias estratégias da empresa, como a aquisição de insumos para se antecipar, parcelamento com fornecedores em períodos de poucas vendas, entre outras decisões importantes.
Gerencie o estoque
Muitos itens no estoque significam dinheiro parado. A análise do fluxo de caixa juntamente com o estoque você irá entender quais os produtos vendem mais, quais geram mais lucro e quais são mais difíceis de vender.
Como melhorar o fluxo de caixa de pequenas e médias empresas
Agora que você já entende os pontos principais do fluxo de caixa, é o momento de melhorar sua gestão, fazendo com que essa tarefa traga benefícios para o negócio. Vamos às sugestões:
Entenda quais os principais fluxos e quando usá-los
Os fluxos mais comuns em uma pequena e média empresa são:
- Fluxos operacionais – são as saídas comuns, já mencionadas, como salário de funcionários, além do pagamento de despesas necessárias para seu funcionamento (diretas e indiretas.
- Fluxos de investimento – são as saídas para a compra de ativos que melhoram o desempenho da empresa, geralmente maquinário e ferramentas.
- Fluxos de financiamento – são as entradas vindas de crédito, empréstimos, venda de ações, entre outros.
Faça do controle do fluxo de caixa parte da empresa
Mesmo se tratando de empresas pequenas, é fundamental conduzir o controle de caixa diariamente e realizar análises semanais. Caso não seja possível, defina uma rotina para isso, evitando longos intervalos.
Categorize entradas e saídas
É importante diferenciar as despesas de receitas e categorizá-las. Dessa forma é possível entender quais os gastos mais recorrentes e aqueles que apresentam intervalos maiores. Por exemplo, despesas como aluguel, água e energia são mensais e fazem parte do funcionamento comum da empresa. Já ativos como licenças de softwares, maquinário, móveis de escritório fazem parte de despesas que não acontecem sempre.
Ao categorizar essas movimentações, os gestores têm uma maior consciência de quanto sai todo mês do seu caixa e os possíveis gastos por períodos, assim é possível se antecipar a cada um deles.
Contabilize apenas o que já recebeu
Quem realiza vendas na promissória ou crediário, lidar com valores a receber é algo comum, no entanto, esses recebíveis são valores que ainda não fazem parte do caixa. Por isso, conte apenas com o dinheiro que já recebeu, visto que os clientes podem atrasar ou não honrar com os compromissos.
Se essa for uma preocupação recorrente, os gestores precisam se preparar, criando uma reserva que permita manter a operação por pelo menos três a quatro meses em cenários de baixa receita.
Contar com um sistema de gestão para fluxo de caixa
Por se tratar de uma atividade que exige controle e não pode haver erros, é fundamental contar com um sistema de gestão. Com ele é possível automatizar a tarefa e ao mesmo tempo emitir nota, fazer o registro no controle de estoque, entre outras tarefas extremamente necessárias para pequenas e médias empresas.
O controle passa a ser maior, bem como as informações disponibilizadas, muitas vezes em forma de relatório que permite tomar decisões mais assertivas.
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Porque é tão importante realizar o fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um dos pilares das pequenas e médias empresas e não só pode, mas deve ser usado como uma forma de planejamento e controle de suas ações. Trata-se de uma forma simples de acompanhar as movimentações financeiras, avaliando quais os pontos positivos e negativos da sua proposta.
Às vezes, o empreendimento até dá lucro, porém os gestores acabam se endividando. Isso é falta de um controle, que permite entender onde está o prejuízo e quais as oportunidades estão sendo desperdiçadas.
O principal ponto aqui é fazer o negócio se manter e render lucro. Para isso, o fluxo de caixa fornece informações ricas que podem ser usadas em diversos pontos, de modo a garantir sua saúde financeira.
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